Abschließende Beschlussfassung in der Stadtverordnetenversammlung am 09.02.2017 vorgesehen.
Textauszug aus der Drucksache
Wortlaut:
Ich frage den Bürgermeister:
1. Welche konzeptionellen Überlegungen des Bürgermeisters führen zu einer derart langen Umsetzungsphase für den Beschluss zur Prüfung der Einführung eines Ratsinformationssystems?
2. Wie ist der aktuelle Bearbeitungsstand?
Begründung:
Mit der Beschlussfassung des Antrages DS: 53/2016 - Prüfung der Einführung eines Ratsinformationssystems - durch die Stadtverordnetenversammlung am 12. Mai 2016 wurde der Bürgermeister beauftragt, Möglichkeiten für die Einführung und Nutzung eines Ratsinformationssystems aufzuzeigen, so dass sich die Stadtverordnetenversammlung auf dieser Grundlage hierzu positionieren kann. Im Ausschuss für Finanzen und Rechnungsprüfung am 17. November 2016 erhielt ich auf Nachfrage die Antwort, dass Mitte des Jahres 2017 hierzu eine erste Aussage getroffen werden kann.
gez. J. Brämer
Antwort des Bürgermeisters:
Die derzeit bei der Stadt installierte Softwarelösung für die Unterstützung der Ratsarbeit bildet den verwaltungsinternen Ablauf zu nahezu 100% ab, unterstützt jedoch nicht die online-Arbeit für die Stadtverordneten.
Im Haushalt 2017 wurden deshalb Mittel eingeplant und mit Bestätigung des Haushalts durch die SVV am 08.12.2016 auch bewilligt, um den Umstieg auf eine andere Softwarelösung vorzunehmen.
Im Rahmen der beauftragten Prüfung der Einführung eines umfassenden Ratsinformationssystems (RIS) gibt es jedoch eine Reihe von Aspekten, die herausgearbeitet werden und teilweise im Vorfeld mit den Stadtverordneten besprochen werden müssen.
U.a. handelt es sich hierbei um Fragen bezüglich der Organisation der Arbeit in den Gremien wie auch in der Verwaltung, der Gerätebereitstellung sowie die Kompatibilität zum Finanzverfahren und zum Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Die Einführung eines umfassenden RIS ist in erster Linie ein organisatorisches Projekt, da hier auch verwaltungsinterne Betriebsabläufe eine nicht unerhebliche Rolle spielen. Die Betriebsorganisation ist beim Hauptamt angesiedelt und derzeit mit einer Stelle besetzt. Mit dem Stellenplan 2017 ist eine weitere Stelle vorgesehen, die derzeit auf Grund von verschiedenen Personaleinsparungsmaßnahmen noch nicht mit eigenem Personal besetzt werden kann. Die Personalkapazität im Bereich Organisation reicht derzeit für die ihr obliegenden Aufgaben (u.a. dienstliche Regelungen zu den Betriebsabläufen, Aufgabenverteilung, Stellenbeschreibungen und –bewertungen) nicht aus, zumal mit der Einführung der neuen Entgeltordnung für die tariflich Beschäftigten zum 01.01.2017 weitere Aufgaben temporär dazu gekommen sind, so dass für bestimmte Aufgaben Prioritäten gesetzt werden mussten und müssen. Dies ist mit ein Grund, dass an dem Prüfauftrag aus der DS: 53/2016 nicht mit der von Ihnen erwarteten Dringlichkeit gearbeitet werden konnte.
Darüber hinaus gab es beim DMS in den zurückliegenden 3 Jahren nicht unerhebliche Probleme, die vorrangig beim Softwarehersteller und dessen Firmenphilosophie lagen und bei der Stadt bereits zu Überlegungen für einen Produktwechsel führten. Erst seit Mitte November gibt es hier wieder Klarheit darüber, wie das verwendete Produkt zukünftig weiter gepflegt und entwickelt wird. Wir haben deshalb entschieden, das Produkt nicht zu wechseln. Diese Entscheidung hat auch Auswirkungen auf die Auswahl des zukünftigen RIS.
Die nur gemeinsam mit den Stadtverordneten zu klärenden Fragen konzentrieren sich auf folgende Punkte:
1. Wird gefordert, dass auch in den Gremien selbst (also während der Sitzung) online gearbeitet werden kann? Dies hat insbesondere Auswirkungen auf die betrieblichen Abläufe in der Verwaltung, die 100%ige Gewährleistung eines online-Zugangs zum System oder eines WLANZugangs während der Sitzungen. Daraus ergibt sich dann ggf. die Notwendigkeit zusätzliches Personal des IT-Bereiches in Bereitschaft zu halten oder die Frage, wie das jeweilige Gremium seine Arbeit fortsetzt, wenn die Zugänge ausfallen.
2. Wie soll die notwendige Technik bereitgestellt werden? Einige Stadtverordnete verfügen bereits über entsprechende mobile Endgeräte über ihre weiteren ehrenamtlichen Tätigkeiten, so z. B. im Aufsichtsrat der Stadtwerke oder als Kreistagsabgeordnete. Sollen die bereits vorhandenen Geräte genutzt werden (BYOD) oder sollen zentral über die Verwaltung allen Stadtverordneten die gleichen Geräte zur Verfügung gestellt werden? Sollen als mobile Endgeräte nur Tablets oder auch Notebooks genutzt und entsprechend zur Verfügung gestellt werden? Dies wird auch auf Auswirkungen auf die Stromversorgung sowie ggf. auch auf die störungsfreie Funkübertragung der Konferenzanlage bei der SVV haben.
Dies sind nur 2 der grundlegenden Fragen, aus denen sich weitere vertiefende Fragen ergeben werden. Dieser Fragenkatalog ist derzeit in der Ausarbeitung und wird den Fraktionen nach Fertigstellung mit entsprechenden Vorschlägen übergeben. Unterstützung hierbei gibt ein Leitfaden der TUIV-AG Brandenburg aus dem Jahr 2013, der jedoch aus urheberrechtlichen Gründen den Stadtverordneten bei Interesse nur für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt werden kann.
Ich gehe davon aus, dass es unumgänglich sein wird, für die dann zu klärenden Fragen und Entscheidungen eine Arbeitsgruppe aus Vertretern der Fraktionen zu bilden, die Entscheidungen vorbereitet und notwendige Weichenstellungen vornimmt.
Stadtverordneter Brämer
